出向42日目：休憩時間2

　

休憩時間中に業務を課されることはありませんが、電話（外線）はそんなこと関係なくかかってきます。

　

休憩時間中にかかってくる電話のほとんどは、医療機関か一般の方です。

　

〇省の風土からすると、電話対応等で休憩時間が削られた場合、おそらく延長して休憩を取ることが可能だと思います。……というか可能です。
しかし、私は出向してから間もない身。他の人が作業している中で、のうのうと休憩を取り続けるメンタルは持っていません。

　

そのため、休憩時間中に電話がかかってきたときは、いかに迅速に対応できるかが重要になります。

　

迅速に処理するポイントはいくつかありますが、最も大切なことは交換台もしくはコールセンターの職員から、問い合わせの内容をしっかりと聞いておくことです。

　

一般の方は9割方が交換台またはコールセンター経由でつながります。
そのため、一般の方はすでにそれらの職員に問い合わせ内容を話しています。

　

こちらは職員から問い合わせの内容を聞くことで、一般の方の問い合わせを聞く時間をカットすることができるのです。

　

質問内容を話すというのは、短い内容だったとしても、平均して1分程度かかります。長い場合だと10分くらい空いてのターンが続くこともあります。

　

事前のちょっとした下準備により、電話対応の時間を大幅に短くすることができます。