出向11日前： 事前準備（書類編）

　

官民人事交流の出向（以下、交流採用）では、様々な書類が必要になります。

　

書類の作成・提出には大きく2つの段階があります。

一段階目である『民間企業および出向者の事前審査に係る書類』は、着任予定日の2か月前までに提出する必要があります。

二段階目である『採用決定後の勤務条件・給与に係る書類』は、正式な採用決定から着任までの期間または着任後に提出することになります。

　

民間企業および出向者の事前審査に係る書類は、おおむね民間企業が用意するもので、交流採用の対象者は、履歴書と最終学歴の卒業証明書を用意する程度です。

卒業証明書は、電話やオンラインで申請し、郵送で取得できるところが多いため、すぐに用意することができるでしょう。

　

一方、採用決定後の勤務条件・給与に係る書類は、交流採用の対象者が用意しなければなりません。

また、採用決定から着任までの間に用意しなければならず、国の行政機関（以下、先方）が着任予定日のどのくらい前に採用を決定し、必要書類のテンプレートを送付してくるかによって、準備期間が変わってきます。

　

私の場合、着任予定日の20日前に採用が決定し、その翌日に必要書類のテンプレートを受け取りました。なんとか準備できそうな期間です。

　

しかし、数日してから本部から連絡がありました。

「着任後に提出で良いとされていたいくつかの書類を、できれば着任の一週間前程度に送ってほしいと連絡があった」と。

　

これにより、ここ数日、一気に慌ただしくなりました。

　

特に、諸手当に関する必要書類が多く、現時点で着任後にもそろわない可能性があるものも出てきています。

　

諸手当には、①通勤手当、②住居手当、③扶養手当、④単身赴任手当の4つがあり、私はこのうちの①通勤手当と③扶養手当に該当します。

　

②住居手当は借家や賃貸住居に住んでいる者が対象となるため、持ち家に住んでいる私には該当しません。

単身赴任でもないため、④単身赴任手当にも該当しません。

　

①通勤手当に係る書類は、比較的容易に準備できますが、③扶養手当に関する書類は、着任後もすべて用意できない可能性があります。

　

というのも、私の妻が今年の11月に退職して社会保険の資格を喪失し、12月から扶養範囲内でパートタイム勤務しているからです。

扶養手当には、所得証明書（課税・納税証明書）やパートタイム勤務先の雇用契約書などが必要になります。

　

交流採用の直前で、社会保険の資格喪失、国民健康保険および国民年金への加入、被扶養者への異動と、保険の資格が目まぐるしく変わったため、妻が被扶養者であることや扶養範囲内の収入であることを証明する書類が間に合っていないのです。

　

幸い、先方からも事情を配慮して、後日の提出で構わないとの連絡を受けていますが、年末年始の直前まで必要書類のやり取りをすることになりそうです。